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📊 Suscripciones

Las Suscripciones son la conexión entre tus planes de cobro y los estudiantes. Aquí aprenderás cómo asignarlas, gestionarlas y hacer seguimiento.

¿Qué es una Suscripción?​

Una suscripción vincula un plan de cobro con un estudiante, activando la generación automática de órdenes de pago.

Métodos de pago disponibles

Elementos de una suscripción:

  • 👨‍🎓 Un estudiante
  • 💰 Un plan de cobro
  • 👤 El cliente responsable del pago
  • 📅 Fecha de inicio
  • ✅ Estado (activo/inactivo)
Relación

Piensa en las suscripciones como "asignar" un plan para un estudiante específico.

Crear una Nueva Suscripción​

Acceder al módulo​

  1. Ve al menú principal
  2. Haz clic en "Suscripciones"
  3. Selecciona [Agregar Suscripción]

Paso a paso​

1. Seleccionar el Estudiante​

Busca y selecciona el estudiante :

  • Por nombre
  • Por cédula
  • Por ID

2. Seleccionar el Plan​

Elige el plan de cobro a aplicar:

  • Verás todos los planes activos
  • Revisa el monto y la frecuencia
  • Confirma que sea el plan correcto

3. Fecha​

Si quieres que vaya acorde con la configuración del plan, elige la misma fecha de inicio y de fin.

Fecha de inicio

  • Por defecto: Hoy
  • Puedes programar para el futuro
  • Las órdenes se generarán desde esta fecha

Fecha de fin

4. Representante​

Se seleccionará automáticamente al seleccionar al estudiante. Si deseas elegir a un representante distinto lo puedes hacer.

5. Confirmar​

  • Revisa todos los datos
  • Haz clic en "Crear Suscripción"
  • El sistema generará las órdenes correspondientes

Adelantamiento de Órdenes​

Generación de Órdenes Adelantadas​

Esta función permite gestionar cobros anticipados para estudiantes o representantes seleccionados. Sigue estos pasos para completar el proceso:

  1. Seleccionar suscripciones

    • Marca la casilla ubicada al lado izquierdo de cada suscripción deseada.
    • Tip: Para seleccionar todos los elementos visibles en pantalla, utiliza el botón de selección múltiple ubicado en el encabezado de la columna (esquina superior izquierda de la tabla).

  2. Ejecutar acción

    • Haz clic en el botón "Acciones", situado en la parte superior derecha.
    • En el menú desplegable, selecciona la opción "Generar Órdenes".

  3. Confirmar y finalizar

    • Selecciona los ciclos que deseas adelantar.
    • Revisa el resumen de la operación que mostrará el sistema antes de confirmar la acción definitiva.

Nota: Asegúrate de verificar los ciclos seleccionados antes de confirmar, ya que esta acción generará las órdenes de cobro automáticamente en el sistema.

Ver Suscripciones Activas​

Listado completo​

En el módulo Suscripciones verás:

  • Estudiante
  • Plan asignado
  • Cliente responsable
  • Estado
  • Fecha de inicio
  • Próxima orden a generar

Filtrar suscripciones​

Por estado:

  • ✅ Activas → Generando órdenes normalmente
  • ❌ Inactivas → Terminadas o canceladas

Por plan:

  • Ver todos los estudiantes con un plan específico
  • Útil para análisis por tipo de cobro

Por estudiante:

  • Ver todos los planes de un estudiante
  • Un estudiante puede tener múltiples suscripciones

Gestionar Suscripciones​

Editar una suscripción​

¿Qué puedes modificar?

  • ✅ Estado (activar/desactivar)
  • ✅ Descuento aplicado
  • ✅ Fecha de finalización
  • ❌ Plan asignado (no se puede cambiar)

Para editar:

  1. Busca la suscripción
  2. Haz clic en "Editar"
  3. Modifica lo necesario
  4. Guarda

Desactivar una suscripción​

¿Cuándo desactivar?

  • Estudiante se retira
  • Finaliza el período del plan
  • Cambio a otro plan

Efecto:

  • No se generan más órdenes
  • El historial se mantiene
  • No se puede reactivar (crear una nueva en su lugar)

Suscripciones Múltiples​

Un estudiante, varios planes​

Un estudiante puede tener múltiples suscripciones simultáneas:

Ejemplo:

  • Suscripción 1: Mensualidad Escolar
  • Suscripción 2: Taller de Música
  • Suscripción 3: Transporte Escolar

Cada una genera sus propias órdenes independientemente.

Varios estudiantes, mismo plan​

Un cliente con múltiples hijos puede tener todos en el mismo plan:

Ejemplo: Cliente: María Pérez

  • Estudiante 1: Juan → Mensualidad 2024
  • Estudiante 2: Ana → Mensualidad 2024
  • Estudiante 3: Luis → Mensualidad 2024

María verá todas las órdenes en su portal.

Frecuencia de generación​

Depende del ciclo del plan:

  • Quincenal
  • Mensual
  • Trimestral
  • Anual

Mejores Prácticas​

✅ Asigna suscripciones al inicio del año​

Configura todas las suscripciones antes de que comience el período escolar para:

  • Tener todo listo
  • Generar las primeras órdenes a tiempo
  • Evitar retrasos

📊 Monitorea regularmente​

Revisa periódicamente:

  • Estudiantes sin suscripciones activas
  • Suscripciones que deberían estar pausadas
  • Descuentos aplicados correctamente

🎯 Usa nombres de planes descriptivos​

Como los representantes ven el nombre del plan, asegúrate de que sean claros.

🔄 Actualiza anualmente​

Al cambiar de año escolar:

  • Revisa qué suscripciones continúan
  • Desactiva las que no aplican
  • Crea nuevas según sea necesario

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo cambiar el plan de una suscripción?​

No directamente. Debes desactivar la suscripción actual y crear una nueva con el plan deseado.

¿Qué pasa con las órdenes ya generadas si desactivo una suscripción?​

Las órdenes existentes se mantienen. Solo se detiene la generación de nuevas órdenes.

¿Un estudiante puede tener el mismo plan dos veces?​

No tiene sentido normalmente, pero el sistema lo permite. Verifica que no haya duplicados.

¿Cómo aplico una beca del 50%?​

Crea la suscripción y aplica un descuento del 50% en el campo correspondiente.

¿Las órdenes ya pagadas se ven afectadas si edito la suscripción?​

No, solo las órdenes futuras reflejarán los cambios.

Próximos pasos​

Con las suscripciones configuradas, explora:

Las suscripciones activan tu sistema de cobros. ¡Configúralas correctamente desde el inicio! 📊