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👥 Gestión de Clientes

Los clientes en UnoPago son los representantes o padres de familia que realizan los pagos escolares. Esta sección te enseñará cómo registrarlos, organizarlos y gestionarlos eficientemente.

¿Qué es un Cliente?​

Un cliente es cualquier persona responsable de realizar pagos en nombre de uno o más estudiantes. Puede ser:

  • Padre o madre
  • Representante legal
  • Tutor
  • Familiar autorizado
  • Empresa (en casos de becas corporativas)
Datos importantes

Cada cliente tiene un ID único en el sistema y puede tener múltiples estudiantes asociados.

Acceder al Módulo de Clientes​

Para gestionar clientes:

  1. Ingresa a UnoPago Admin
  2. En el menú principal, haz clic en "Clientes"
  3. Verás el listado completo de todos los representantes registrados

Crear un Cliente Individual​

¿Cuándo usar este método?​

  • Cuando inscribes a un nuevo estudiante
  • Para registros puntuales
  • Cuando un representante se registra presencialmente

Paso a paso​

1. Accede a la creación​

  • Ve al módulo Clientes
  • Haz clic en el botón [Nuevo Cliente] o [+ Agregar Cliente]

2. Completa la información básica​

Datos personales obligatorios:

  • Nombre completo → Nombre y apellido del representante
  • Cédula/RIF → Documento de identidad (sin puntos ni guiones)
  • Email → Correo electrónico (recibirá notificaciones aquí)
  • Teléfono → Número de contacto (incluye código de país)

Datos opcionales:

  • Dirección de residencia
  • Fecha de nacimiento
  • Género
  • Ocupación

3. Asigna un ID de Cliente​

El ID de Cliente es un identificador único que puedes personalizar.

Ejemplos:

  • REP-001, REP-002, etc.
  • El número de cédula
  • Un código interno de tu institución
Importante

El ID de Cliente no se puede cambiar después de crearlo. Asegúrate de usar un sistema de numeración consistente.

4. Guarda el registro​

  • Revisa que todos los datos estén correctos
  • Haz clic en "Guardar" o "Crear Cliente"
  • El sistema te confirmará que el cliente fue creado exitosamente

¿Qué pasa después?​

Una vez creado:

  • El cliente aparecerá en el listado principal
  • Podrás asignarle estudiantes
  • Recibirá su enlace de acceso al portal por WhatsApp/email
  • Podrás crear órdenes de pago para él

Importar Clientes Masivamente​

¿Cuándo usar este método?​

  • Al inicio del año escolar
  • Cuando migras desde otro sistema
  • Para actualizar información masivamente
  • Cuando tienes muchos registros nuevos

Formatos aceptados​

UnoPago acepta dos formatos de archivo:

📄 Archivo CSV (Recomendado)​

Ventajas:

  • Fácil de crear desde Excel
  • Formato universal
  • Liviano y rápido de procesar

Estructura del CSV:

nombre,cedula,email,telefono,id_cliente
Juan Pérez,12345678,[email protected],+584121234567,REP-001
María González,87654321,[email protected],+584149876543,REP-002

📋 Archivo JSON​

Para usuarios avanzados o si vienes desde otro sistema.

[
  {
    "nombre": "Juan Pérez",
    "cedula": "12345678",
    "email": "[email protected]",
    "telefono": "+584121234567",
    "id_cliente": "REP-001"
  }
]

Paso a paso: Importación masiva​

1. Prepara tu archivo​

En Excel o Google Sheets:

  1. Crea una hoja con estas columnas:

    • Nombre
    • Cédula
    • Email
    • Teléfono
    • ID Cliente

  2. Llena los datos de todos tus representantes

  3. Exporta/guarda como CSV

Verifica los datos

Antes de importar, revisa que:

  • No haya cédulas duplicadas
  • Los emails sean válidos
  • Los teléfonos incluyan el código de país

2. Inicia la importación​

  1. Ve a Clientes en el menú principal
  2. Haz clic en "Importar" o "Importar Clientes"
  3. Selecciona "Subir archivo"
  4. Elige tu archivo CSV o JSON
  5. Haz clic en "Cargar"

3. Mapea los campos​

El sistema te mostrará una pantalla de mapeo:

¿Qué es el mapeo?
Es indicarle al sistema qué columna de tu archivo corresponde a qué campo en UnoPago.

Ejemplo:

Tu columna en ExcelCampo en UnoPago
RepresentanteNombre
CICédula
CorreoEmail
CelularTeléfono

4. Revisa y confirma​

  1. El sistema te mostrará un preview de los datos
  2. Verificarás cuántos registros se importarán
  3. Si hay errores, el sistema te los indicará
  4. Corrige los errores en tu archivo y vuelve a cargar
  5. Si todo está bien, haz clic en "Confirmar Importación"

5. Proceso de importación​

  • El sistema procesará los registros uno por uno
  • Verás una barra de progreso
  • Al finalizar, te mostrará un resumen:
    • ✅ Clientes importados exitosamente
    • ⚠️ Registros con advertencias
    • ❌ Registros que fallaron (con el motivo)

Errores comunes en la importación​

ErrorCausaSolución
"Cédula duplicada"Ya existe un cliente con esa cédulaActualiza en lugar de crear nuevo
"Email inválido"Formato de correo incorrectoVerifica que sea [email protected]
"Teléfono inválido"Falta código de país o formato erróneoUsa formato +58XXXXXXXXXX
"Campo obligatorio vacío"Falta nombre, cédula o emailCompleta todos los campos requeridos

Buscar y Filtrar Clientes​

Barra de búsqueda​

Busca clientes por:

  • Nombre
  • Cédula
  • Email
  • ID de Cliente
  • Teléfono

Filtros avanzados​

Filtrar por estado:

  • Activos (tienen estudiantes activos)
  • Inactivos (sin estudiantes o dados de baja)

Filtrar por fecha:

  • Fecha de registro
  • Última actividad
  • Último pago realizado

Ordenar por:

  • Nombre (A-Z o Z-A)
  • Fecha de registro (más reciente primero)
  • Morosidad (mayor a menor)

Editar Información de un Cliente​

¿Cuándo editar?​

  • Cambio de teléfono o email
  • Corrección de datos
  • Actualización de dirección
  • Modificación de información de contacto

Cómo hacerlo​

  1. Busca al cliente en el listado
  2. Haz clic en su nombre o en el ícono de editar (✏️)
  3. Modifica los campos necesarios
  4. Guarda los cambios
Campos bloqueados

El ID de Cliente y la Cédula no se pueden modificar después de la creación por seguridad.

Crear Órdenes de Pago para Clientes​

Orden individual​

Desde el perfil del cliente:

  1. Haz clic en el cliente
  2. Ve a la pestaña "Órdenes"
  3. Haz clic en "Nueva Orden"
  4. Completa:
    • Concepto del pago
    • Monto
    • Fecha de vencimiento
    • Estudiante asociado (si aplica)
  5. Guarda

Órdenes masivas​

Para crear órdenes para múltiples clientes:

  1. Ve a Clientes
  2. Selecciona los clientes (checkbox)
  3. Haz clic en "Acciones" → "Crear Orden Masiva"
  4. Define los parámetros:
    • Concepto (ej: "Mensualidad Marzo 2024")
    • Monto
    • Fecha de vencimiento
  5. Confirma la creación

Ver Historial de un Cliente​

Cada cliente tiene un historial completo que incluye:

📊 Resumen general​

  • Total pagado a la fecha
  • Saldo pendiente
  • Número de órdenes pagadas vs. pendientes
  • Tasa de puntualidad

💳 Historial de pagos​

  • Lista de todos los pagos realizados
  • Método de pago utilizado
  • Fechas y montos
  • Comprobantes adjuntos

👨‍👩‍👧‍👦 Estudiantes asociados​

  • Lista de estudiantes vinculados
  • Grados y secciones
  • Planes de pago activos

📧 Historial de comunicaciones​

  • Notificaciones enviadas
  • Fechas de envío
  • Estado (entregado, leído, fallido)

Mejores Prácticas​

✅ Mantén los datos actualizados​

  • Solicita a los representantes actualizar su información regularmente
  • Verifica emails y teléfonos al inicio de cada período
  • Elimina registros duplicados

📧 Usa emails válidos​

  • Los emails son esenciales para notificaciones
  • Verifica que no sean correos temporales
  • Confirma que los representantes revisen su correo

📱 Valida los teléfonos​

  • Asegúrate de que los números incluyan código de país
  • Usa el formato internacional (+58...)
  • Verifica que sean números activos de WhatsApp

🏷️ Usa IDs consistentes​

  • Establece un sistema de numeración desde el inicio
  • Ejemplo: REP-0001, REP-0002, etc.
  • O usa la cédula como ID si prefieres

🔄 Audita regularmente​

  • Revisa clientes sin actividad
  • Identifica registros incompletos
  • Limpia duplicados periódicamente

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo tener un cliente sin estudiantes?​

Sí, pero no podrás generarle órdenes hasta que asocies al menos un estudiante.

¿Qué pasa si importo un cliente que ya existe?​

El sistema lo detectará y te preguntará si quieres actualizarlo o saltar ese registro.

¿Los clientes pueden editar su propia información?​

Sí, desde su portal pueden actualizar email, teléfono y dirección. Los cambios se reflejan automáticamente en el sistema admin.

¿Puedo eliminar un cliente?​

Sí, pero solo si no tiene órdenes de pago asociadas o historial de transacciones. En casos con historial, es mejor marcarlo como "inactivo".

¿Cuántos estudiantes puede tener un cliente?​

Sin límite. Un representante puede tener 1, 2, 5 o más estudiantes asociados.

Próximos pasos​

Ahora que sabes gestionar clientes, aprende sobre:

Los clientes son la base de tu gestión financiera. ¡Mantén su información siempre actualizada! 👥