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💰 Planes de Cobro

Los Planes de Cobro son los esquemas de pago que defines para tu institución. Esta sección te enseñará cómo crearlos, configurarlos y gestionarlos efectivamente.

¿Qué es un Plan de Cobro?​

Un Plan de Cobro es un esquema que define:

  • Qué se cobra → Concepto (mensualidad, inscripción, actividad)
  • Cuánto se cobra → Monto y moneda
  • Cuándo se cobra → Frecuencia y fechas
  • A quién se cobra → Qué estudiantes lo tendrán
Piensa en plantillas

Los planes son como "plantillas" que luego asignas a estudiantes específicos mediante suscripciones.

Tipos comunes de planes​

📅 Mensualidades​

Cobros recurrentes cada mes durante el año escolar.

Ejemplo:

  • Nombre: "Mensualidad 2024"
  • Monto: $100 USD
  • Ciclo: Mensual (de septiembre a julio)

🎓 Inscripción y Matrícula​

Pago único al inicio del año escolar.

Ejemplo:

  • Nombre: "Inscripción Año Escolar 2024-2025"
  • Monto: $500 USD
  • Ciclo: Único (una sola vez)

🎭 Actividades Extracurriculares​

Cobros por talleres, deportes, excursiones, etc.

Ejemplo:

  • Nombre: "Taller de Robótica"
  • Monto: $50 USD
  • Ciclo: Mensual durante 6 meses

📚 Material Escolar​

Cobro por útiles, libros o recursos educativos.

Ejemplo:

  • Nombre: "Material Didáctico 2024"
  • Monto: $150 USD
  • Ciclo: Único o trimestral

Crear un Nuevo Plan​

Acceder a la creación​

  1. Ve al menú principal
  2. Haz clic en "Planes"
  3. Selecciona [Crear Nuevo Plan]

Paso 1: Información Básica​

Nombre del Plan (obligatorio)

  • Debe ser descriptivo y claro
  • Ejemplos buenos: "Mensualidad 2024", "Inscripción Preescolar"
  • Evita nombres genéricos como "Plan 1"

Descripción (opcional)

  • Detalles adicionales sobre el plan
  • Qué incluye, a quién está dirigido
  • Visible para representantes si lo deseas

Vigencia

  • Fecha de inicio → Desde cuándo está activo
  • Fecha de fin → Hasta cuándo (opcional)
  • Útil para planes temporales
Planes permanentes

Si no defines fecha de fin, el plan estará disponible indefinidamente hasta que lo desactives manualmente.

Paso 2: Moneda de Cobro​

Selecciona en qué moneda se realizarán los cobros:

Opciones:

  • 💵 USD (Dólares estadounidenses)
  • 💴 Bs (Bolívares venezolanos)

¿Qué considerar?

  • La moneda del plan no se puede cambiar después de crear
  • Los representantes pagarán en la moneda seleccionada
  • Puedes tener planes en ambas monedas simultáneamente
Recomendación

Si cobras en dólares, crea el plan en USD. Si cobras en bolívares, usa Bs. Evita conversiones manuales.

Paso 3: Monto del Plan​

Monto base

  • Cantidad que se cobrará por período
  • Ejemplo: $100 para mensualidades

¿Incluye descuentos? Los descuentos se aplican a nivel de suscripción, no en el plan base.

Paso 4: Ciclo de Cobro​

Define con qué frecuencia se generarán las órdenes:

Opciones disponibles:

🔄 Mensual​

Se genera una orden cada mes.

Configuración:

  • Día de generación (ej: día 1 de cada mes)
  • Día de vencimiento (ej: 15 días después)
  • Meses aplicables (septiembre a julio)

📆 Trimestral​

Una orden cada 3 meses.

Ejemplo:

  • Trimestre 1: Septiembre-Noviembre
  • Trimestre 2: Diciembre-Febrero
  • Trimestre 3: Marzo-Mayo
  • Trimestre 4: Junio-Agosto

📅 Anual​

Una sola orden por año.

Típicamente usado para:

  • Inscripciones
  • Matrículas
  • Material escolar anual

⚡ Único (One-time)​

Se genera una sola vez cuando asignas el plan.

Usado para:

  • Eventos especiales
  • Talleres únicos
  • Cobros extraordinarios

Paso 5: Configuración Avanzada​

Día de generación de órdenes

  • En qué día del mes se crean las órdenes
  • Ejemplo: Día 1 de cada mes

Plazo de vencimiento

  • Cuántos días tienen para pagar
  • Ejemplo: 15 días después de generada

Mora o recargo

  • Porcentaje o monto fijo por pago tardío
  • Se aplica automáticamente después del vencimiento

Descuento por pronto pago

  • Incentivo por pagar antes de cierta fecha
  • Porcentaje de descuento

Paso 6: Revisión y Creación​

  1. Revisa todos los datos ingresados
  2. Verifica montos y fechas
  3. Haz clic en "Crear Plan"
  4. El sistema confirmará la creación exitosa

Gestionar Planes Existentes​

Ver todos los planes​

En el módulo Planes verás:

  • Lista de todos los planes creados
  • Estado (activo/inactivo)
  • Moneda
  • Número de suscriptores

Editar un plan​

¿Qué puedes editar?

  • ✅ Nombre y descripción
  • ✅ Vigencia (fechas)
  • ✅ Estado (activar/desactivar)
  • ❌ Moneda (no se puede cambiar)
  • ⚠️ Monto (con precaución, afecta suscripciones futuras)

Cómo editar:

  1. Haz clic en el plan
  2. Selecciona "Editar"
  3. Modifica los campos necesarios
  4. Guarda los cambios
Cuidado al editar montos

Si cambias el monto de un plan, las nuevas órdenes se generarán con el nuevo monto, pero las existentes no cambiarán.

Desactivar un plan​

Si ya no quieres usar un plan:

  1. Abre el plan
  2. Cambia el estado a "Inactivo"
  3. Confirma

¿Qué pasa al desactivar?

  • No se podrá asignar a nuevos estudiantes
  • Las suscripciones existentes continuarán normalmente
  • No se elimina el historial

Duplicar un plan​

Útil para crear variaciones:

  1. Selecciona el plan a duplicar
  2. Haz clic en "Duplicar"
  3. Modifica los campos necesarios
  4. Guarda como nuevo plan

Ejemplos de Configuración​

Ejemplo 1: Mensualidad Escolar Regular​

Nombre: Mensualidad Primaria 2024
Descripción: Mensualidad para estudiantes de 1ro a 6to grado
Moneda: USD
Monto: $120
Ciclo: Mensual
Meses: Septiembre a Julio (10 meses)
Día de generación: Día 1 de cada mes
Vencimiento: 15 días después

Ejemplo 2: Inscripción Anual​

Nombre: Inscripción 2024-2025
Descripción: Pago único de inscripción
Moneda: USD
Monto: $500
Ciclo: Único
Fecha de generación: Al asignar el plan
Vencimiento: 30 días después

Ejemplo 3: Taller Extracurricular​

Nombre: Taller de Música
Descripción: Clases de música dos veces por semana
Moneda: USD
Monto: $60
Ciclo: Mensual
Duración: 6 meses (oct-mar)
Vencimiento: 10 días

Planes con Descuentos​

Descuento por Múltiples Hijos​

Crea planes diferenciados:

Plan A:

  • Nombre: "Mensualidad - 1 Hijo"
  • Monto: $120

Plan B:

  • Nombre: "Mensualidad - 2 Hijos"
  • Monto: $100 (por hijo)

Plan C:

  • Nombre: "Mensualidad - 3+ Hijos"
  • Monto: $90 (por hijo)

Descuento por Pronto Pago​

Configura en el plan:

  • Descuento: 10%
  • Si paga antes del día 5 del mes
  • Se aplica automáticamente

Mejores Prácticas​

✅ Nombres claros y descriptivos​

Usa nombres que incluyan:

  • Qué se cobra
  • Para quién es
  • El año o período

Bueno: "Mensualidad Secundaria 2024"
Malo: "Plan 3"

📅 Planifica con anticipación​

Crea los planes antes de iniciar el año escolar para:

  • Tener todo configurado
  • Hacer pruebas
  • Capacitar al personal

💰 Considera la moneda cuidadosamente​

Una vez creado el plan en una moneda, no podrás cambiarla. Si necesitas ambas monedas, crea dos planes separados.

🔄 Revisa anualmente​

Al inicio de cada año escolar:

  • Actualiza montos si es necesario
  • Crea nuevos planes para el nuevo período
  • Desactiva planes viejos

📊 Monitorea las suscripciones​

Revisa cuántos estudiantes tienen cada plan para:

  • Identificar planes populares
  • Detectar planes no utilizados
  • Optimizar tu oferta

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo tener múltiples planes activos al mismo tiempo?​

Sí, puedes tener tantos planes como necesites. Es común tener diferentes planes para diferentes niveles, actividades o modalidades.

¿Qué pasa si cambio el monto de un plan?​

Las órdenes ya generadas mantienen su monto original. Las nuevas órdenes usarán el nuevo monto.

¿Puedo eliminar un plan?​

Solo si no tiene suscripciones asociadas. Si ya tiene estudiantes asignados, debes desactivarlo en lugar de eliminarlo.

¿Los representantes ven los nombres de los planes?​

Sí, ven el nombre del plan en sus órdenes de pago. Por eso es importante usar nombres claros.

¿Puedo crear un plan con pago único pero diferido?​

Sí, crea un plan único con vencimiento extendido (ej: 60 o 90 días).

Próximos pasos​

Ahora que sabes crear planes, aprende a:

Los planes de cobro son la base de tu gestión financiera. ¡Configúralos bien desde el inicio! 💰