💰 Planes
Los Planes de Cobro son los esquemas de pago que defines para tu institución. Un plan es una "plantilla" que define qué se cobra, cuánto, cuándo y a quién, la cual luego asignas a estudiantes específicos mediante suscripciones.
Esta sección te enseñará cómo crearlos, configurarlos y gestionarlos efectivamente.
Ejemplos comunes de planes
📅 Mensualidades
Cobros recurrentes cada mes durante el año escolar.
Ejemplo:
- Nombre: "Plan Regular"
- Monto: $100 USD
- Ciclo: Mensual (de septiembre a julio)
🎭 Actividades Extracurriculares
Cobros por talleres, deportes, excursiones, etc.
Ejemplo:
- Nombre: "Taller de Robótica"
- Monto: $50 USD
- Ciclo: Mensual durante 6 meses
📚 Material Escolar
Cobro por útiles, libros o recursos educativos.
Ejemplo:
- Nombre: "Material Didáctico 2024"
- Monto: $150 USD
- Ciclo: Único o trimestral
Crear un Nuevo Plan
Acceder a la creación
- Ve al menú principal
- Haz clic en "Planes"
- Selecciona [Crear Nuevo Plan]
Paso 1: Información Básica
Nombre del Plan (obligatorio)
- Debe ser descriptivo y claro. Los representantes ven este nombre en sus órdenes de pago.
- Ejemplos buenos: "Mensualidad Primaria 2026", "Inscripción 2025-2026"
- Evita nombres genéricos como "Plan 1"
Paso 2: Vigencia
En este apartado defines el periodo de actividad del plan. Es crucial entender cómo la fecha de inicio interactúa con el ciclo de facturación mensual.
Fecha de inicio: Determina el momento a partir del cual el plan se considera "Activo".
Fecha de fin: Establece el límite de validez del plan.
💡 Lógica de Generación de Órdenes
El sistema procesa y genera las órdenes de forma masiva el día 1 de cada mes. Para que un plan sea incluido en el ciclo actual, debe estar activo antes de que inicie el día 1.
Si estableces la fecha de inicio el día 1 del mes, el sistema interpretará que el plan no estaba vigente cuando se ejecutó el proceso de generación. Por lo tanto, las órdenes se crearán hasta el ciclo siguiente.
Ejemplo Práctico Si quieres que las órdenes se generen el 1 de Febrero:
- Configuras: 31 de Enero → ✅ El plan está activo cuando llega el 1 de Feb. Las órdenes se generan de inmediato.
- Configuras: 1 de Febrero → ❌ El plan inicia el mismo día del proceso. Las órdenes se generarán el 1 de Marzo.
Paso 3: Moneda
Elige la moneda que desees utilizar (USD o BS).
Si cobras en dólares, crea el plan en USD. Si cobras en bolívares, usa Bs. Una vez creado el plan, la moneda no se puede cambiar.
Paso 4: Ciclo de Cobro
Define con qué frecuencia se generarán las órdenes:
Opciones disponibles:
🔄 Mensual
Se genera una orden cada mes.
Configuración:
- Día de generación (ej: día 1 de cada mes)
- Día de vencimiento (ej: 15 días después)
- Meses aplicables (septiembre a julio)
📆 Trimestral
Una orden cada 3 meses.
Ejemplo:
- Trimestre 1: Septiembre-Noviembre
- Trimestre 2: Diciembre-Febrero
- Trimestre 3: Marzo-Mayo
- Trimestre 4: Junio-Agosto
📅 Anual
Una sola orden por año.
Típicamente usado para:
- Inscripciones
- Matrículas
- Material escolar anual
Paso 5: Estado del plan
Estados
- Activo: Generará las órdenes en su próximo ciclo.
- Inactivo: No generará ninguna órden hasta que se cambie a estado activo.
Paso 6: Monto del Plan
Monto base
- Cantidad que se cobrará por período.
- Ejemplo: $100 para mensualidades.
Paso 7: Adelantar generación de ordenes (Opcional)
Si elige adelantar la generación de ordenes, se generarán las ordenes de pago para los clientes con un adelanto de los días seleccionados relativos a la proxima fecha del ciclo. Se debe de elegir el número de días que se quiere adelantar
Ejemplo: Si la fecha de emisión es el 31 de Diciembre del 2025, las órdenes se generarían el 1 de Enero del 2026. Pero, si se eligen 2 días de adelanto de generación de órdenes, se generaría el 30 de Diciembre del 2025.
Paso 8: Adelantar vencimiento de ordenes (Opcional)
Si elige adelantar el vencimiento de las ordenes, se vencerán las ordenes de pago para los clientes con un adelanto de los días seleccionados relativos a la fecha del emisión de la factura sin adelantar. Al igual que adelantar la generación de órdenes, se debe de elegir el número de días que se quiere adelantar
Paso 9: Multa por pago tardío (Opcional)
- Porcentaje o monto fijo por pago tardío.
- Se aplica automáticamente al vencerse la orden.
Paso 10: Descuento por Pronto Pago (Opcional)
Aquí puedes configurar un descuento automático por pagar la orden dentro de un período de tiempo específico.
- Duración del descuento en días: Elige los días que quieres que se mantenga vigente el descuento después de haber sido creada la orden.
- Valor del descuento: El monto o porcentaje a descontar.
Para otros tipos de descuento, como para múltiples hijos, consulta la sección Planes con Descuentos.
Paso 11: Métodos de Pago Disponibles
Selecciona los métodos de pago que quieres habilitar.
¿Qué considerar?
- Si no colocas ningún método de pago, se habilitarán todos los que estén disponibles en la cuenta.
- Puedes tener planes en ambas monedas (BS, USD) simultáneamente.
Revisión y Creación
- Revisa todos los datos ingresados.
- Verifica montos y fechas.
- Haz clic en "Crear Plan".
- El sistema confirmará la creación exitosa.
Gestionar Planes Existentes
Ver todos los planes
En el módulo Planes verás:
- Lista de todos los planes creados
- Estado (activo/inactivo)
- Moneda
- Número de suscriptores
Editar un plan
¿Qué NO puedes editar?
Una vez creas un plan, la mayor parte de su composición puede ser editada a excepción de:
- ❌ Vigencia (fechas)
- ❌ Moneda (no se puede cambiar)
El resto del contenido puede ser editado.
Cómo editar:
- Haz clic en el plan.
- Selecciona "Editar".
- Modifica los campos necesarios.
- Guarda los cambios.
Si cambias el monto de un plan, las nuevas órdenes se generarán con el nuevo monto, pero las ya existentes no cambiarán.
Desactivar un plan
Si ya no quieres usar un plan:
- Abre el plan.
- Cambia el estado a "Inactivo".
- Confirma.
¿Qué pasa al desactivar?
- No se podrá asignar a nuevos estudiantes.
- Las suscripciones existentes continuarán normalmente.
- No se elimina el historial.
Ejemplos de Configuración
Ejemplo 1: Mensualidad Escolar Regular
Nombre: Mensualidad Primaria 2026
Descripción: Mensualidad para estudiantes de 1ro a 6to grado
Moneda: USD
Monto: $200
Ciclo: Mensual
Fecha: 31 de Agosto a 1 de Julio (11 meses)
Día de generación: Día 1 de cada mes
Ejemplo 2: Inscripción Anual
Nombre: Inscripción 2025-2026
Descripción: Pago único de inscripción
Moneda: USD
Monto: $500
Ciclo: Anual
Fecha de generación: 31 de Julio a 30 de Agosto
Planes con Descuentos
Descuento por Múltiples Hijos
Crea planes diferenciados:
Plan A:
- Nombre: "Mensualidad - 1 Hijo"
- Monto: $120
Plan B:
- Nombre: "Mensualidad - 2 Hijos"
- Monto: $100 (por hijo)
Plan C:
- Nombre: "Mensualidad - 3+ Hijos"
- Monto: $90 (por hijo)
Descuento por Pronto Pago
Configura en el plan:
- Descuento: 10%
- Si paga antes del día 5 del mes
- Se aplica automáticamente
Mejores Prácticas
📅 Planifica con anticipación
Crea los planes antes de iniciar el año escolar para tener todo configurado, hacer pruebas y capacitar al personal.
💰 Considera la moneda cuidadosamente
Si necesitas cobrar en ambas monedas (USD y BS), crea dos planes separados, ya que la moneda no se puede cambiar después de la creación.
🔄 Revisa anualmente
Al inicio de cada año escolar, actualiza los montos si es necesario y desactiva los planes obsoletos.
📊 Monitorea las suscripciones
Revisa cuántos estudiantes tienen cada plan para identificar planes populares, detectar los no utilizados y optimizar tu oferta.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo tener múltiples planes activos al mismo tiempo?
Sí, puedes tener tantos planes como necesites. Es común tener diferentes planes para diferentes niveles, actividades o modalidades.
¿Puedo adelanatar la generación de una orden?
Sí, puedes adelantar una orden en específico o varias órdenes. En la sección de suscripciones tenemos una guía paso a paso que te ayudará.
¿Puedo eliminar un plan?
Sí, pero esa acción no puede ser restaurada. Lo recomendamos solo si no tiene suscripciones asociadas. Si ya tiene estudiantes asignados, debes desactivarlo en lugar de eliminarlo para preservar el historial.
¿Los representantes ven los nombres de los planes?
Sí, ven el nombre del plan en sus órdenes de pago. Por eso es importante usar nombres claros y descriptivos.
¿Puedo crear un plan con pago único pero diferido?
Sí, crea un plan de ciclo Anual (pago único) y ajusta la fecha de vencimiento según tus necesidades (ej: 60 o 90 días).
Próximos pasos
Ahora que sabes crear planes, aprende a:
- 📊 Asignar Suscripciones para vincular planes a estudiantes
- 📈 Monitorear Pagos para hacer seguimiento
- ⚙️ Configurar Métodos de Pago para habilitar formas de cobro
Los planes de cobro son la base de tu gestión financiera. ¡Configúralos bien desde el inicio! 💰