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🔄 Reconciliaciones Bancarias

La reconciliación es el proceso de confirmar que los pagos reportados en UnoPago coinciden con los movimientos en tus cuentas bancarias. Esta guía te enseñará cómo hacerlo eficientemente.

¿Qué es una Reconciliación?​

Es el cotejo entre:

  • 📱 Los pagos reportados en UnoPago
  • 🏦 Las transacciones reales en tu banco
¿Por qué es importante?

La reconciliación te asegura que no haya pagos perdidos, duplicados o incorrectos. Es esencial para tu contabilidad.

¿Cuándo Reconciliar?​

Frecuencia recomendada​

  • Diariamente → Para instituciones con alto volumen
  • Semanalmente → Para volumen moderado
  • Mensualmente → Como mínimo absoluto

Momentos clave​

  • Cierre de mes
  • Antes de reportes contables
  • Después de eventos de pago masivo
  • Ante discrepancias detectadas

Proceso de Reconciliación​

Paso 1: Obtén el archivo de tu banco​

¿Qué archivo necesitas?

La mayoría de bancos te permiten descargar un archivo con tus movimientos:

  • Formato: CSV, Excel o TXT
  • Contenido: Transacciones de un período
  • Datos incluidos:
    • Fecha de la transacción
    • Número de referencia
    • Monto
    • Cuenta origen (opcional)

¿Cómo obtenerlo?

  1. Ingresa a tu banca en línea
  2. Ve a la cuenta de tu institución
  3. Selecciona el rango de fechas
  4. Descarga el archivo de movimientos

Paso 2: Accede al módulo de Reconciliaciones​

  1. En UnoPago Admin, ve a "Reconciliaciones"
  2. Haz clic en [Subir Archivo de Transacciones]
  3. Selecciona tu banco
  4. Elige el archivo descargado
  5. Haz clic en "Cargar"

Paso 3: Mapeo de columnas​

El sistema te mostrará las columnas de tu archivo:

Mapea cada campo:

Columna en tu archivoCampo en UnoPago
ReferenciaNúmero de referencia
MontoMonto
FechaFecha de transacción
Mapeo automático

Si ya has reconciliado antes con este banco, el sistema recordará el mapeo.

Paso 4: Iniciar el cotejo​

  1. El sistema comparará automáticamente:

    • Referencias bancarias vs. reportes en UnoPago
    • Montos
    • Fechas

  2. Te mostrará tres grupos:

✅ Coincidencias exactas​

  • Pagos que coinciden perfectamente
  • Se aprobarán automáticamente

⚠️ Coincidencias parciales​

  • Montos similares pero con pequeñas diferencias
  • Referencias parecidas
  • Requieren revisión manual

❌ Sin coincidencias​

  • Transacciones bancarias sin reporte en UnoPago
  • Reportes en UnoPago sin movimiento bancario

Paso 5: Revisar y confirmar​

Para cada grupo:

Coincidencias exactas:

  • Revísalas rápidamente
  • Haz clic en "Aprobar todas"

Coincidencias parciales:

  • Revisa cada una individualmente
  • Si es correcta, aprueba manualmente
  • Si hay error, marca para investigar

Sin coincidencias:

  • Investiga la causa
  • Contacta al representante si es necesario
  • Registra manualmente si procede

Paso 6: Finalizar reconciliación​

  1. Confirma todos los registros procesados
  2. El sistema actualizará los estados
  3. Se generará un reporte de la reconciliación

Casos Comunes​

Caso 1: Pago reportado pero no aparece en el banco​

Posibles causas:

  • El representante aún no ha realizado el pago
  • Error al ingresar la referencia
  • Pago en otro banco

Solución:

  • Contacta al representante
  • Solicita el comprobante bancario
  • Verifica la información

Caso 2: Movimiento bancario sin reporte​

Posibles causas:

  • Pago directo no reportado
  • Error en el sistema del representante
  • Pago de otro concepto

Solución:

  • Identifica al cliente por monto y fecha
  • Registra manualmente en UnoPago
  • Notifica al representante

Caso 3: Diferencia de monto​

Posibles causas:

  • Comisión bancaria
  • Error al reportar
  • Pago parcial

Solución:

  • Verifica el comprobante original
  • Ajusta el monto si procede
  • Comunica la diferencia al cliente

Reportes de Reconciliación​

Después de cada reconciliación, tendrás acceso a:

Resumen ejecutivo​

  • Total reconciliado
  • Número de transacciones aprobadas
  • Discrepancias encontradas
  • Porcentaje de coincidencia

Reporte detallado​

  • Lista de cada transacción
  • Estado de cada una
  • Observaciones
  • Acciones tomadas

Exportación​

Descarga el reporte en:

  • Excel → Para análisis
  • PDF → Para archivo
  • CSV → Para importar a contabilidad

Mejores Prácticas​

✅ Reconcilia regularmente​

No dejes pasar mucho tiempo. A mayor frecuencia, más fácil identificar y resolver problemas.

📅 Establece un calendario​

Define días específicos para reconciliar:

  • Ejemplo: Todos los viernes
  • O: Días 5 y 20 de cada mes

📧 Comunica discrepancias rápido​

Si encuentras problemas, contacta al representante cuanto antes mientras la información esté fresca.

🗂️ Archiva los reportes​

Guarda todos los reportes de reconciliación para:

  • Auditorías
  • Referencias futuras
  • Resolución de disputas

🔍 Investiga todas las diferencias​

No ignores discrepancias pequeñas. Pueden indicar problemas mayores.

Preguntas Frecuentes​

¿Qué hago si tengo muchas transacciones sin coincidencia?​

Revisa una por una. Si hay un patrón, puede haber un problema sistemático que debes resolver.

¿Puedo reconciliar múltiples bancos a la vez?​

Sí, pero hazlo uno por uno para mayor claridad y control.

¿Cuánto tiempo se guardan los registros de reconciliación?​

Indefinidamente. Puedes acceder a reconciliaciones pasadas en cualquier momento.

¿Qué pasa si apruebo por error una transacción incorrecta?​

Puedes revertir la aprobación desde el historial de la transacción.

Próximos pasos​

Domina el monitoreo completo explorando:

La reconciliación es tu mejor herramienta de control financiero. ¡Hazla regularmente! 🔄