🔄 Reconciliaciones Bancarias
La reconciliación es el proceso de confirmar que los pagos reportados en UnoPago coinciden con los movimientos en tus cuentas bancarias. Esta guía te enseñará cómo hacerlo eficientemente.
¿Qué es una Reconciliación?
Es la unión entre:
- 📱 Los pagos reportados en UnoPago
- 🏦 Las transacciones reales en tu banco
Cuando se realiza una reconciliación exitosa, el monto reconciliado de la transacción se asociará a la orden correspondiente. Si el monto cubre el total de la orden, esta se cerrará automáticamente.
La reconciliación te asegura que no haya pagos perdidos, duplicados o incorrectos. Es esencial para tu contabilidad.
¿Cuándo Reconciliar?
La frecuencia depende de tu flujo de cobro y el volumen de pagos que recibas.
Frecuencia recomendada
- Bisemanal → Para instituciones con alto volumen
- Semanalmente → Para volumen moderado
- Quincenalmente → Como mínimo absoluto
Momentos clave
- Cierre de mes
- Antes de reportes contables
- Después de eventos de pago masivo
- Ante discrepancias detectadas
Proceso de Reconciliación
Tipos de Conciliación
Aquí te mostramos las opciones disponibles según el caso:
1. Reconciliación Automática
Este proceso ocurre cuando todos los datos de un pago reportado por el usuario coinciden perfectamente con los datos de una transacción bancaria. En tales casos, el sistema realiza la conciliación automáticamente sin requerir ningún paso adicional por parte del usuario.
2. Reconciliación Semi-Automática
Este tipo de conciliación se activa cuando hay discrepancias entre el pago reportado por el usuario y la transacción bancaria. En la sección de conciliaciones podremos visualizar estos casos con los reportes de usuario vinculados a las transacciones bancarias. El sistema resaltará qué puntos de datos coinciden exactamente y cuáles difieren.
Esto lo podremos visualizar a través de un "bombillo" que cambia de color para indicar el estado:
- Una marca de verificación verde (✅) indica una coincidencia exitosa.
- Una señal de advertencia amarilla (⚠️) indica que hay alguna discrepancia.
Cuando existen discrepancias, el campo más crítico a examinar es el número de referencia. Si los números de referencia coinciden, esto proporciona una gran certeza de que el reporte pertenece a la transacción bancaria enlazada, incluso si otros detalles difieren. En las conciliaciones semi-automáticas, los datos de la transacción bancaria se considerarán la información "cierta" o autoritaria.
Si la referencia no coincide, recomendamos revisar el comprobante (imagen) incluido en el reporte de pago.
Una vez verificado, haz clic en el check verde para "Enlazar la transacción bancaria"
Esto nos mostrará un resumen de la operación.
Ahora solo queda hacer clic en "Aceptar", y listo.
3. Enlace Manual
Es un proceso bastante parecido a la reconciliación semi-automática, a diferencia de que aquí no hay un enlace automático a ninguna transacción, por ello debemos realizar algunos pasos distintos:
- Haz clic en "enlazar transacción bancaria"
y empezamos el nuevo diálogo para realizar el enlace.
- Utilizamos los filtros para la búsqueda de transacciones:
- Fecha de inicio
- Fecha de fin
- Banco
- Estado
- Una vez encontrada la transacción, haz clic para seleccionarla
El punto de verificación más importante es la referencia
- Visualizarás un resumen con los datos de la operación, confirma y enlaza
- Al terminar este proceso te encontrarás con la orden y la transacción enlazadas exactamente igual que en el 2do tipo de reconciliaciones
Mejores Prácticas
✅ Reconcilia regularmente
No dejes pasar mucho tiempo. A mayor frecuencia, más fácil identificar y resolver problemas.
📅 Establece un calendario
Define días específicos para reconciliar:
- Ejemplo: Todos los viernes
- O: Días 5 y 20 de cada mes
📧 Comunica discrepancias rápido
Si encuentras problemas, contacta al representante cuanto antes mientras la información sea reciente.
🔍 Investiga todas las diferencias
No ignores discrepancias pequeñas. Pueden indicar problemas mayores.
Preguntas Frecuentes
¿Qué hago si tengo muchas transacciones sin coincidencia?
Revisa una por una. Si hay un patrón, puede haber un problema sistemático que debes resolver.
¿Puedo reconciliar múltiples bancos a la vez?
Sí, pero hazlo uno por uno para mayor claridad y control.
¿Cuánto tiempo se guardan los registros de reconciliación?
Indefinidamente. Puedes acceder a reconciliaciones pasadas en cualquier momento.
¿Qué pasa si apruebo por error una transacción incorrecta?
Puedes revertir la aprobación desde el historial de la transacción.
Próximos pasos
Domina el monitoreo completo explorando:
- 💼 Transacciones Bancarias para análisis detallado
- ⚙️ Configuración para métodos de pago
La reconciliación es tu mejor herramienta de control financiero. ¡Hazla regularmente! 🔄