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📇 Contactos

El módulo de Contactos te proporciona un listado completo de todas las personas relacionadas con tu institución: representantes, estudiantes y otros contactos de interés.

¿Qué encontrarás aquí?​

Un directorio centralizado con:

  • 👤 Representantes registrados
  • 👨‍🎓 Estudiantes activos e inactivos
  • 📞 Información de contacto actualizada
  • 📧 Historial de comunicaciones
Vista unificada

Aunque los clientes y estudiantes tienen sus propios módulos detallados, aquí los ves todos juntos para búsquedas rápidas.

Acceder al Módulo​

  1. Menú principal → "Contactos"
  2. Verás el listado completo

Información Visible​

Para cada contacto verás:

  • Nombre completo
  • Tipo → Cliente, Estudiante, Otro
  • Email
  • Teléfono
  • Documento de identidad
  • Estado → Activo, Inactivo
  • Última actividad → Último pago o interacción

Búsqueda Rápida​

Barra de búsqueda​

Busca por:

  • Nombre
  • Apellido
  • Cédula
  • Email
  • Teléfono

El sistema buscará en toda la base de datos y mostrará coincidencias.

Filtros​

Por tipo:

  • Solo clientes (representantes)
  • Solo estudiantes
  • Todos

Por estado:

  • Activos
  • Inactivos
  • Con saldo pendiente

Por relación:

  • Representantes con múltiples hijos
  • Estudiantes de un grado específico
  • Por fecha de registro

Acciones Disponibles​

Ver perfil completo​

Haz clic en cualquier contacto para:

  • Acceder a su perfil detallado
  • Ver información financiera
  • Revisar historial de pagos
  • Editar datos

Enviar comunicación​

Desde el listado puedes:

  • Enviar email individual
  • Enviar WhatsApp
  • Comunicación masiva a seleccionados

Exportar listado​

Descarga la lista de contactos en:

  • Excel → Para análisis
  • CSV → Para importar a otros sistemas
  • PDF → Para impresión

Útil para:

  • Listas de distribución
  • Directorios impresos
  • Comunicaciones externas

Crear grupos​

Organiza contactos en grupos para:

  • Comunicaciones específicas
  • Listas de distribución
  • Campañas segmentadas

Ejemplos de grupos:

  • "Representantes 1er Grado"
  • "Familias con morosidad"
  • "Nuevos ingresos 2024"

Casos de Uso​

Caso 1: Enviar comunicado general​

  1. Ve a Contactos
  2. Filtra: Solo clientes activos
  3. Selecciona todos (o los deseados)
  4. Acciones → Enviar Comunicación
  5. Redacta el mensaje
  6. Envía

Caso 2: Lista de cumpleaños del mes​

  1. Filtra por mes de nacimiento
  2. Exporta la lista
  3. Úsala para felicitaciones

Caso 3: Contactos de emergencia​

  1. Busca un estudiante específico
  2. Ve su perfil
  3. Revisa contactos de emergencia registrados

Caso 4: Verificar datos de contacto​

  1. Filtra por última actividad
  2. Identifica contactos sin actividad reciente
  3. Verifica que emails y teléfonos estén actualizados

Mejores Prácticas​

✅ Mantén actualizado​

Pide regularmente a los representantes que verifiquen:

  • Email actual
  • Teléfono activo
  • Dirección de residencia

🔒 Protege la información​

Los datos de contacto son sensibles:

  • No compartas listados públicamente
  • Exporta solo cuando sea necesario
  • Elimina archivos descargados después de usarlos

🏷️ Usa grupos estratégicamente​

Crea grupos para:

  • Comunicaciones específicas
  • Seguimiento de casos especiales
  • Campañas de cobranza

📊 Audita periódicamente​

Revisa:

  • Contactos duplicados
  • Datos incompletos
  • Información desactualizada

Integración con Otros Módulos​

Con Clientes​

El módulo de Contactos es una vista simplificada. Para gestión completa de clientes, usa el módulo dedicado.

Con Estudiantes​

Similar: para inscripción y gestión académica, usa el módulo de Estudiantes.

Con Comunicaciones​

Los contactos aquí listados son los destinatarios de notificaciones y mensajes del sistema.

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo agregar contactos que no sean clientes ni estudiantes?​

Sí, puedes agregar contactos adicionales como:

  • Personal administrativo
  • Proveedores
  • Otros contactos institucionales

¿Cómo evito duplicados?​

El sistema detecta duplicados por cédula/email al crear contactos.

¿Los contactos inactivos aparecen en búsquedas?​

Solo si activas el filtro para incluirlos. Por defecto se muestran solo activos.

¿Puedo importar contactos desde otro sistema?​

Sí, usa el módulo de Clientes o Estudiantes para importación masiva.

Próximos pasos​

Profundiza en la gestión con:

El módulo de Contactos es tu directorio centralizado. ¡Mantenlo actualizado! 📇